منتديات الأماكن - الخطوات الأساسيه لأدارة مشروع صغير

ســـوف اطرح فى هذا من خلال هذا الموضوع امر هام جدا لكل من حاب يبدأ مشروع

والنقاط التالية التى سوف اتناولها بعضها في الموضوع والباقي في وقت أخر هى:

كيـف تبدأ مشروعك الصغير
كيف تختار مشروعك الصغير
بدائل المشروع الذى تم اختياره
تقيم المشروعات
اختيار مشروعك
اتخاذ القرار
اعداد وتفيذ الخطة

كيـف تبدأ مشروعك الصغير

هل حاولت أن تتجنب الفشل عند بدء تفكيرك في تنفيذ مشروع صغير خاص بك؟ ، هل جربت ذات مرة أن تبحث عن استراتيجية تنظم لك القيام بهذا المشروع الصغير.

يقول بانجز جونيور إن عدد المشروعات الصغيرة الجديدة التي تقام كل عام بمليون ومئتي ألف مشروع تقريبا ، بحسب تقديرات مجلة Home Office Computing الأميركية، فيما يؤكد معهد "نيو جيرسي" للتكنولوجيا أن نصف هذه المشروعات تفشل في الاستمرار...

ولذلك يبدأ "بانجز جونيور" بقوله .. كيف يمكنك بدء مشروع صغير؟، وكيف يمكنك تجنب المخاطر التي يتعرض لها، وما هي أسباب نجاحها ؟

هذه الأسئلة أجاب عنها "بانجز جونيور" في كتابه "دليل إنشاء المشروعات الصغيرة، خطة من عام واحد لرجال الأعمال"، والذي نعرض ملخصا له في السطور التالية ...

أسس النجاح

يقول "بانجز جونيور" أن نجاح المشروع الصغير يعتمد على مدى مرونة وإصرار صاحبه على النجاح، والوقت الكافي الذي يعطيه للتخطيط، وجمع المعلومات، وتحقيق التوازن بين الحماس ومواجهة أوجه القصور في المشروع.

ويوضح أنه من الضروري، أن تقضي مدة تتراوح ما بين ستة أشهر وعام، قبل الإقدام على مشروعك الجديد، بما يتيح لك وقتا كافيا، لتعديل أفكارك المبدئية، واكتساب مهارات، ومعلومات ضرورية تضمن لك النجاح، كما أن العمل لدى جهة تعمل بنفس مجال مشروعك الجديد تتيح لك الاطلاع على أسرار المهنة، وأهم شيء هنا هو أن يتماشى المشروع الجديد مع أهدافك الأخرى في الحياة، وأن توازن بين أهدافك الشخصية والعملية، وإلا لن تحقق أيّا منها.

متى تفكر في بدء مشروع صغير؟

يقول "بانجز جونيور" إن المميزات التي تجعلك ناجحا في عملك في منظمة قائمة ليست بالضرورة كافية لنجاح مشروعك الصغير، فالوضع شديد الاختلاف في الحالتين، فإدارة المشروع الصغير تختلف تماما عن العمل المشتركح لأنك في المشروع الصغير تقوم بعمل كل شيء تقريبا من تمويل وتسويق وإدارة وعلاقات عامة. وأنت لا تحتاج لأن تكون عبقريا لتقيم مشروعا مربحا، ولكنك تحتاج إلى التعقل والحكمة ودراسة أوجه القصورعندك.

الخرافات الست
ويقصد بها الأخطاء الخطيرة، ولكنها شائعة عند من يريدون امتلاك مشروع صغير، وهي:
* أستطيع أن أقوم بتمويل المشروع كله، وغالبا ما سيكون نقص رأس المال السبب الأكبر في فشل مشروعك.
*أستطيع أن أعتمد على الدخل الذي يدره عليّ المشروع بسرعة، لكن معظم المشروعات تحتاج من 6 شهور إلى سنة حتى تدر عائدا مقبولا.
*سأكون أنا رئيس نفسي، والحقيقة أن المشروع وعملاءه سيكونون هم رؤساءك الجدد.
* سأصبح ثريا بسرعة، والحقيقة أن قصص الثراء السريع غالبا ما تكون مزيفة أو نادرة الحدوث.
* ليس لدي ما أخسره، لكن استخدام أموال الآخرين والعمل بها دون تحمّل خسارة هو وهم كبير.
* إن تكوين ثروة يتطلب وجود ثروة، وهذه نصف حقيقة، ولكن الأفكار الجيدة أيضا تجتذب الأموال.

سنة قبل البدء في المشروع
قبل البدء في المشروع بسنة كاملة، يقول عليك أن تنصت إلى "بانجز جونيور" الذي يقول لك ابدأ في تجميع وتنظيم أفكارك، لكي تضمن بداية قوية لمشروعك المستقبلي، وكلما زاد عدد المشروعات التي تختار من بينها كلما كان أفضل، حتى تحمي نفسك من أي قرار متسرع، إذا كانت لديك فكرة واضحة لمشروع ما، وتأكد في هذا الوقت أن المشروع الذي تريد أن تبدأه مناسب لك، ويعكس اهتماماتك وأهدافك الشخصية.
وتعتمد البداية الناجحة للمشروعات على التوازن الجيد بين الموارد وبين خبرة المالك، وهناك أربعة أهداف، يجب أن تؤخذ في الاعتبار، هي: الهدف الشخصي، حيث يؤثر المشروع على كل جوانب حياتك ودخلك ووقتك وارتباطاتك الأسرية والاجتماعية. ثم الهدف العملي، وهو قابلية المشروع للتطبيق والنمو، ثم هدف خدمة الأسواق، فيجب أن يكون لمشروعك الصغير مكان في السوق. وأخيرا الهدف المادي، فلا تجعل مشروعك ينجح من الناحية المالية عن طريق إعطائه وقتا وجهدا مجانيا، ولكن اسأل نفسك ما العائد الذي أريده؟ وما هو متوسط الربح في هذه الصناعة ؟
وخلال هذه الفترة، ابدأ بحثك عن المعلومات "الساخنة"، من خلال التفاعل مع الأشخاص، والمعلومات "الباردة" من خلال القراءة والملاحظة، وقم بتنمية مهاراتك، بحضور دورات دراسية في علم الإدارة والتسويق.

ستة أشهر قبل البدء في المشروع

يقول "بانجز جونيور" إنه ليس كافيا أن تقول أنا سأعمل في مجال الكمبيوتر، ولكن حدد ما الذي سيركز عليه مشروعك، وحدد ما سوف تبيعه؟ ولمن؟ وما هو الطابع المميز الذي يجعل مشروعك مميزا؟ هل هو السعر أم الخدمة أم الجودة؟
وابدأ في تجميع معلومات كافية عن أقوى منافسيك، فكلما عرفتهم بصورة أفضل، كلما استطعت أن تنافسهم بنجاح، وحدد أسواقك المستهدفة، وقم بزيارة المشروعات المشابهة فهم إحدى مصادر المعلومات الساخنة.

أربعة أشهر قبل البدء في المشروع

وفي هذه المرحلة يقول لك "بانجز جونيور" ركز على تطوير الصورة التي كونتها للمشروع خلال الفترة الماضية، واختر له اسما، مما يجعل عملية الإعداد للمشروع أكثر واقعية، وسوف يثبت الاسم الذي تختاره مشروعك في أذهان الناس، ويؤثر على نجاحك، لذا يجب أن يكون الاسم مميزا ومباشرا ووصفيا وبعيدا عن المبالغة وجادا.
ثم اختر موقعا لمشروعك، وانشئ شبكة من العلاقات بالانضمام إلى الغرفة التجارية، ولا تحاول أن تتعلم أساليب الدعاية والإعلان في مشروعك، واختر الشكل القانوني لمشروعك بالاعتماد على الاستشارات المهنية، لأن عواقب أي قرار خاطئ في هذا الأمر ستكون جسيمة، ثم حدد ما يحتاجه مشروعك من معدات، بسؤال أصحاب المشروعات الأخرى، وابحث عن المعلومات الإحصائية واستخدمها، فسوف تعرف من خلالها الكثير عن السوق والعملاء المتوقعين.

ثلاثة أشهر قبل البدء في المشروع

يتعين عليك أن تحدد احتياجاتك النقدية، لكن لا يستلزم ذلك أن تكون ملما بالكشوف المالية كما يقول "بانجز جونيور"، ولكن يمكنك ببساطة أن تسأل نفسك هذه الأسئلة: ما المبلغ النقدي الذي أحتاجه لكي أبدأ مشروعي؟ وهل أستطيع أن أعد جدول الرواتب كل أسبوع؟ وفي أي مرحلة قد تتراكم عليّ الديون؟، وبعدها حدد المبيعات المستهدفة بدقة، حتى تتجنب أخطار التوقعات الوهمية، ويعتبر تصور حجم المبيعات فنا أكثر منه علما، وغالبا ما يفتقر إلى الدقة الكاملة، حتى في أحسن صورة، لذلك تأكد من أن أرباحك المرجوة تتماشى مع نوعية مشروعك، ثم حدد استراتيجية الأسعار بدقة، واجعلها مناسبة للسوق، فإذا تولد لدى السوق انطباع سيئ، فسوف يصاب مشروعك بالضرر.
ولأن عملية التوظيف مكلفة جدا هذه الأيام، فحدد احتياجات مشروعك من الموظفين من الآن، وقم بعمل توقع للتدفق النقدى، فهو يساعدك على تخفيض مصروفاتك، وعلى تحديد المشاكل بسرعة، فالمشروع الذي لا يرتكز على ميزانية يفتقر إلى النظام الذي يضمن البقاء والازدهار

شهران قبل البدء في المشروع

هنا يمكنك أن تقوم بإعداد خطتك التسويقية التي تساعدك على معرفة طرق إيجاد العملاء والحفاظ عليهم، وتحقيق أهدافك البيعية، ويجب أن يتوافر في كل منتجاتك ما يحيب عن سؤال المستهلك "ما الفائدة التي ستعود عليّ عند شراء هذا المنتج ؟" ولذلك قم بإعداد قائمة بفوائد منتجاتك.

ويتمتع منافسوك بنفس القدر من الذكاء والإصرار الذي تمتع به أنت، وربما أكثر، لذلك يجب أن تعد ملفات لمنافسيك، تسجل فيه كل شيء يقوم منافسوك بعمله، واحتفظ بإعلاناتهم وبأخبار صفقاتهم المالية، وحاول أن تجعل هذه الملفات حديثة، وأن تراجعها بصورة دورية، ثم حاول أن تراجع مبيعاتك المتوقعة مرة أخرى، فقد تكون قد اكتسبت بعض المعلومات التي ستجعلك تغير من تقديراتك الأولية حتى يكون تصورك للمبيعات دقيقا ومنظما.

ومن المهم في هذه المرحلة إعداد ميزانية عمومية تمهيدية، وهي تعتبر وسيلة جيدة لإدارة مشروعك على أكمل وجه، فهي توضح ما تملكه (الأصول) في مقابل الديون (النفقات) والفرق بينهما هو صافي القيمة، وتستخدم الميزانية في بعض الأحيان في حساب القيمة المالية للمشروع.

وبالرغم من أن معظم المشروعات الصغيرة تعتمد على المدخرات، إلا أنك في حاجة إلى تأمين التمويل المالي الضروري، مثل القروض، لكي تفي باحتياجات مشروعك المستقبلية، ولكن إذا استطعت أن تتجنب القروض بأي وسيلة فافعل ذلك.
وحدد صورة المشروع، وطرق الدعاية والإعلان، واستراتيجية العلاقات العامة، وضع عميلك في المقام الأول، وكيف سينظر إلى منتجاتك أو خدماتك؟ ثم راجع شعار واسم مشروعك مرة أخرى، ففي بعض الأحيان ُتحدث التغييرات الطفيفة فرقا كبيرا، والمشروعات الجديدة لها ميزة أنها (جديدة)، وعيبها أنه لا يعرف عنها أحد شيئا، لذلك قم بإعداد خطط الدعاية والإعلان والترويج، واختر وسيلة إعلان تناسب مشروعك

وهنا يذكرك "بانجز جونيور" بضرورة أن تطلب البضائع التي ستضعها عند افتتاح المشروع، قبل الافتتاح بوقت كاف، واستكمل جميع الديكورات والتحسينات، لأنها تستغرق وقتا طويلا، وكلما اتفقت مع المقاول مبكرا، كلما كان أفضل، ثم ابدأ في تعيين الموظفين، فالشهران الباقيان يعتبران مدة كافية جدا؛ لتتمكن من تعيين الشخص المناسب.

شهر واحد قبل البدء في المشروع

يستغرق الانتهاء من الترتيبات النهائية شهرا تقريبا، وسوف يحدث شيء غير متوقع, فقد لا تصل البضائع فى الوقت المحدد, أو قد يستغرق إجراء التحسنات وقتا أطول من الوقت المحدد.

ولأن البداية الجيدة لأي مشروع تمثل نصف النجاح، فيقول لك "بانجز جونيور" عليك أن تقوم بإعداد قائمة بالأشياء التي يجب أن تقوم بها، ثم حدد الأشياء التي يجب أن تبدأ في عملها، واجعل هدفك هو أن تحظى بافتتاح خال من أي عيوب، ثم نظم مكتبك ومواقع العرض قبل الافتتاح بخمسة عشر يوما، وقم بمراجعة نهائية على تفاصيل المشروع قبل الافتتاح، وتأكد من أن كل شيء على ما يرام، فمن الأسهل أن تصحح أي أخطاء قبل الافتتاح وليس بعده، وكلما حاولت أن تكون هادئا كان أفضل

افتتاح المشروع وما بعده

لا تغير من خططك بغير أسباب قوية، ففي الشهور الأولى من عمر المشروع، سوف تكون مشغولا إلى أقصى درجة، ولكي تمر هذه الشهور بنجاح، ركز جيدا على الخطط التي وضعتها، فلقد قضيت عدة أشهر في دراستها.
ولأن الوقت يعتبر أهم مورد لك، فيقول لك "بانجز جونيور" أن أفضل استثمار تقوم به هو أن تنظم وقتك، لكي تتأكد أن كل تفاصيل المشروع تلقى القدر الكافي من العناية والاهتمام، وفكر وأنت تنظم وقتك في مهام الإدراة، وخصص وقتا لنفسك ولأسرتك؛ لكي تتفادى الضغط العصبي، وخصص وقتا لتفهم طبيعة عملائك ومنافسيك بطريقة أفضل، وراجع ميزانية التدفق النقدي مع الأداء الفعلي، وقم بتحديث خططك عند الحاجة.

وأخيرا، استمتع بوقتك، فأحد مقاييس نجاح مشروعك الصغير، هو إحساسك بالفرح والإثارة عند نجاحه ونموه، والمجهود الشاق الذي بذلته في المشروع، لم يكن مجهودا ضائعا، إنما هو جزء من السعادة الناتجة عن نجاح هذا المشروع

كيف تختار مشروعك الصغير

اذا قررت اقتحام مجال المشروعات الصغيرة فإن أول سؤال يرد إلى ذهنك: كيف تختار المشروع المناسب لقدراتك وللبيئة المحيطة حولك؟ وإذا ما اخترت فكرة المشروع؛ فإن هناك سؤالا أهم هو: كيف تسوق منتجات هذا المشروع؟

لإجابة على هذين السؤالين مع التطور السريع للعالم ووجود ملايين المنتجات في الأسواق لمشروعات أخرى لم تعد سهلة، بل أصبحت تحتاج إلى إبداع يجعل لمشروعك الصغير ميزة نسبية ينافس بها في السوق.

السطور التالية تحاول الإجابة باختصار على هذين السؤالين من خلال خبرة تقدمها لك الشركة الكويتية لتطوير المشروعات الصغيرة.
أول خطوة في عملية اختيار فكرة المشروع هي التأكد من توافر الخامات والموارد المحلية التي يعتمد عليها مشروعك الصغير في البيئة المحيطة حولك، وعلى سبيل المثال جريدة النخيل المنتشر بكثافة في الخليج خامة موجودة لو أمكن استخدامها بعد تصنيعها وتحويلها إلى ألواح من خشب الكونتر؛ فسيقام على أساسها مشروع ناجح.
مثال آخر مخلفات المنازل من العبوات الفارغة المعدنية والبلاستيكية والزجاجية في مجتمعات ذات نمط استهلاكي عالٍ مثل الخليج، لو أمكن التفكير في إعادة تصنيعها في شكل منتجات جديدة منخفضة القيمة وذات استخدامات جديدة، فإنها يمكن أن تشكل مجالات صغيرة واعدة؛ ولذلك يجب أن تكون القاعدة عند اختيار منتج المشروع أن نبحث في الموارد المتاحة حولنا التي تتسم بالوفرة وانخفاض التكلفة.
الأمر الآخر هو اختيار منتج عليه طلب كامن يتحول إلى طلب فعّال في حالة ظهوره؛ فهناك أنماط استهلاكية لم تكن معروفة لدينا في المنطقة العربية منذ 30 عاما؛ فهي جديدة علينا نسبيا، ولكن بعد أن دخلت إلى حياتنا أصبحت شائعة ومنتشرة وعليها طلب فعّال ومتزايد، ومن أمثلة ذلك مصنعات اللحوم والدواجن والسمك والأنواع المختلفة من المشهيات المعبأة... التي يمكننا إنتاجها محليا كبديل للمستورد وبنفس الجودة وبأسعار أقل ومن خلال مشاريع صغيرة.
كذلك يفضل أن تختار منتجا يعتمد على موروث ثقافي ومهارة يدوية عالية، وتلك المنتجات تعتمد في أغلبها على خامات محلية، وهو أمر يسهل تسويق منتجات المشروع سواء من المواطنين الذين يسعون لاقتناء هذه النوعية من المنتجات أو الأجانب الذين يرغبون في شرائها، لكن هذا الاختيار يحتاج من صاحب المشروع الصغير إلى أن يكون أكثر دقة عند اختيار هذه المنتجات، وأيضًا يحتاج إلى الربط بين القيمة الوظيفية للمنتج والقيمة التراثية، وعلى سبيل المثال فإن إدخال تصميمات من التراث الخليجي أو الإسلامي في بعض النوعيات من الملابس أو الأثاث يمكن أن تكون سببًا في نجاح العديد من المشروعات الصغيرة.
إبداع = ميزة نسبية
إن التقليد والتكرار لنفس تجارب الآخرين في اختيار المشروع دون إدخال أي عنصر من التطوير أو التطويع أو دون أن تتميز بمهارة عالية هو الذي يعرِّض المشروع إلى الإخفاق. فنجاح الآخرين في مشروعاتهم يجب ألا يدفعك على الفور لتقليدهم دون أن تفكر فيما ستضيف إلى تجربتهم.
وهنا نقدم بعض الأفكار التي قد تبدو جديدة التي قد تقول: إنها تقليدية؛ فقد سمعت عنها أو تعرف بعض الأشخاص الذين طبقوها، ولكن إذا استطعت أن توجد ميزتك النسبية أو إضافتك فإن الأمر سيختلف، وهذه الأمثلة توضح لك ذلك:
-اشتراكات لصيانة الأجهزة الكهربائية: ستقول إن هذا المشروع قد سمعت عنه، وإن هناك العديد من المشاريع الخاصة تعمل في هذا المجال، ولكن قد تكون فكرة الاشتراكات الثابتة التي يتم حسابها على أساس يحقق المصلحة المشتركة للعميل وصاحب المشروع مع تخطيط عملية المرور الثابتة والتفتيش الدوري، وتطبيق مفاهيم الصيانة الوقائية قد يكون هو الميزة النسبية أو الإضافة التي سيتميز بها مشروعك.
-وكالات صغيرة للتسويق: مشاريع توزيع المنتجات كثيرة، وأغلبها يعاني من المشكلات.. هذه هي النظرة التقليدية، إن الكثير من أصحاب المشاريع ينتجون وفقا لما يرونه هم، أو وفقا لتوقعات غير صحيحة عن احتياجات العملاء؛ وبالتالي فإن الأمر يحتاج إلى من يقوم بإعداد دراسات علمية ودقيقة للسوق، ويحتاج لمن يتعرف على احتياجات المستهلكين، وكذلك إلى من يترجم هذه الاحتياجات إلى تصميمات دقيقة، ويحتاج أن يحدد أيضا السلعة المناسبة للعميل المناسب، وأن يقدم الدراسات البديلة المناسبة لتكلفة إنتاج نفس السلعة المستهدفة، وهذا هو مضمون المشروع الذي نقدمه إليك، وهو وكالة للتسوق كمشروع لخدمة مشاريع صغيرة.
-مشروعات صناعية مغذية: وهي تعد من أبرز المجالات المتاحة والممكنة أمام المشروعات الصناعية الصغيرة والورش؛ حيث يمكن لهذه المشروعات أن تتعاقد مع المصانع الكبيرة والمتوسطة على تصنيع أجزاء أو مكونات لحساب هذه المصانع التي تفتح أمامها مجالات وفرص تشغيل متسعة، ولكن التساؤل هنا: أين الميزة الفضلى؟ وهنا لا بد من توفر أمرين:
الأول: المهارة التي تعني مدى قدرة هذه المصانع الصغيرة على تصنيع الأجزاء والمكونات التي تطلبها المصانع الكبيرة بأكبر قدر من الجودة والدقة وفي أسرع وقت ممكن.
والأمر الثاني: تلك الصيغة التي يرتضيها المصنع الصغير والمصنع الكبير لإدارة وتنفيذ هذا التعاقد من الباطن، وبالطبع فإن هذه الصيغة تحتاج إما إلى مواءمة وتطويع عقود التعاقد من الباطن الموجودة في التجارب الأجنبية في الدول المتقدمة إلى ما يناسب ظروف البيئة المحلية أو ابتكار أساليب مستحدثة لهذا التعاقد من الباطن؛ حيث يتطلب الأمر تقنين وتنظيم عمليات الشراء أو ملكية أو تأجير الآلات التي تستخدم في الإنتاج، وأيضا عمليات تكلفة إنتاج هذه الأجزاء والمكونات في المصانع الصغيرة.. هذا إلى جانب ضرورة قيام المصانع الصغيرة بتحديد وتطوير خطوط وعمليات الإنتاج فيها؛ لتكون قادرة على تصنيع هذه الأجزاء والمكونات بالمواصفات المطلوبة.

--------------------------------------------------------------------------------
اعداد وتفيذ الخطة

ويجب عند اعداد وتنفيذ الخطة اتباع ما يلى :

تحديد الاهداف بوضوح
التبؤ والتخطيط الايجابى
جمع المعلومات اللازمة
الاخذ فى الاعتبار العوامل الحاكمة والتغيرات المستقبلة
مرونة الخطة
واقعية الخطة
الامساك بدفاتر وسجلات منتظمة عما يحدث خلال عمر المشروع
عدم المبالغة فى التخطيط
الحيطة والحذر
مصادر تمويل المشروع
الرقابة على جميع مراحل المشروع من نقطة البداية وخلال استمراه
ربط الاداء الفعلى الذى تم تحقيقه مع المخطط ومدى التقارب بينهما

وأخيـــــرا.........
ارجو ان اكون وضحت بعض من الاساسيات فى بناء المستقبل وانا بما انه امتلك للعبايات والشيل أنا اسسته لنفسي من فتره طويله وكان اول شي افكر فيه هو هذا المشروع اللي كنت اخطط له من زمان والحمدلله نجحت بتنفيذه لما توظفت